VoIP-Telefonanlagen basieren auf dem offenen SIP-Standard. SIP-Telefone (Tischtelefone oder Softphones) können daher mit allen IP-Telefonanlagen, PSTN-Gateways oder VoIP-Providern, die diesen Standard unterstützen, eingesetzt und beliebig kombiniert werden. Bei klassischen Telefonsystemen hingegen lassen sich optimierte oder neue Funktionen oftmals nur durch den Neukauf herstellerspezifischer Hardware oder Erweiterungsmodule nutzen.

Traditionelle Telefonanlagen geraten mit wachsenden Anforderungen schnell an ihre Grenzen. Sind zusätzliche Telefonleitungen oder Nebenstellen erforderlich, muss die Hardware nicht selten um teure Module erweitert werden. Mitunter führt sogar kein Weg an der kompletten Neuanschaffung eines Systems vorbei. Durch den Einsatz einer VoIP-Telefonanlage lässt sich dieses Problem vermeiden: Selbst mit einem standardmäßig ausgestatteten Anlagen-Server ist es möglich, eine große Anzahl an Telefonleitungen und Nebenstellen ohne großen Aufwand zu verwalten. Bei Bedarf werden neue Telefone einfach hinzugefügt.

Eine VoIP-Telefonanlage ermöglicht ein breiteres Angebot an Kundenservices und steigert zusätzlich die Produktivität. Da das IP-Telefonsystem computergestützt läuft, können Unternehmensapplikationen und Telefoniefunktionen Hand in Hand arbeiten. Arbeitsabläufe lassen sich effizienter gestalten: Beispielsweise kann bei eingehenden Gesprächen automatisch das Kundenkonto des Anrufers aufgerufen werden. Benötigte Daten stehen schneller bereit, und allen Beteiligten wird wertvolle Wartezeit erspart. Zudem ist es möglich, ausgehende Anrufe direkt und schnell über Microsoft Outlook zu erledigen – Rufnummern werden einfach über das Adressbuch gewählt.

Da VoIP-Telefonsysteme Software-basiert sind, lassen sich Funktionen leichter entwickeln, integrieren und optimieren. Bei vielen IP-PBXs ist eine große Auswahl an Funktionen bereits im Lieferumfang enthalten, beispielsweise ein automatisches Sprachdialogsystem, Voicemail, Anrufgruppen, Reporting-Tools uvm. Werden diese Leistungsmerkmale für in sich geschlossene Systeme gewünscht, sind sie häufig mit Zusatzkosten verbunden.

Im modernen Geschäftsalltag werden freie Schreibtisch-Kapazitäten immer flexibler genutzt (Hotdesking). Der Arbeitsplatz wird je nach Aufgabe schnell gewechselt – herkömmliche Telefonanlagen lassen sich jedoch nicht schnell genug umstellen, damit Mitarbeiter auch weiterhin unter der gewohnten Nebenstellennummer erreichbar sind. Bei einer VoIP-Telefonanlage können Mitarbeiter ihr Telefon einfach an jeden Schreibtisch mitnehmen, ohne dass eine Neukonfigurierung erforderlich ist. Sie bleiben wie gewohnt erreichbar. Auch die Einrichtung von Heimarbeitsplätzen ist schnell erledigt: Mitarbeiter brauchen lediglich ihr SIP-Softphone zu aktivieren. Anschließend nehmen sie Anrufe unter ihrer Durchwahlnummer ebenso einfach wie im Büro entgegen. Die IP-Telefonie schöpft somit alle Roaming-Möglichkeiten aus – Anrufe lassen sich dank des SIP-Protokolls mühelos an jeden Ort weltweit umleiten.

Anspruchsvollere Funktionen von traditionellen Telefonanlagen sind für viele Benutzer ein Buch mit sieben Siegeln, beispielsweise Konferenzschaltungen oder die Vermittlung von Anrufen. Bei einer VoIP-Telefonanlage hingegen können alle Funktionen übersichtlich und leicht verständlich über eine vertraute Windows-basierte Programmoberfläche aufgerufen und bedient werden. Benutzer profitieren darüber hinaus von einem besseren Überblick über den Status anderer Nebenstellen und die Erreichbarkeit von Kollegen. Auch Warteschleifen und eingehende Anrufe lassen sich einfacher handhaben. Die Statusüberwachung bei in sich geschlossenen Systemen ist vielfach nur über teure, herstellerspezifische Systemtelefone möglich. Hinzu kommt, dass diese Endgeräte oftmals keine leicht verständlichen Statusangaben liefern.